Per iniziare

Obiettivi

• Aprire un programma di presentazione.
• Aprire un documento di presentazione esistente, fare delle modifiche e salvarlo.
• Aprire diversi documenti.
• Salvare una presentazione esistente su hard disk o dischetto.
• Chiudere il documento di presentazione.
• Usare le funzioni di Help.
• Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo.
• Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina.
• Modificare la barra degli strumenti.
• Salvare una presentazione con un altro formato (RTF, file di immagini, tipo o versione del software ecc.)
• Salvare una presentazione in un formato appropriato per invio a un web site.

Primi passi con gli strumenti di presentazione

Il programma di presentazione PowerPoint viene avviato come tutti i programmi:

1.	dalla barra Start Programmi Microsoft PowerPoint
2.	cliccando sull'icona di PowerPoint presente sulla barra delle applicazioni di Office, o sul desktop
3.	cliccando due volte sull'icona di un documento creato con PowerPoint. Così viene avviato PowerPoint e aperto il documento selezionato

Nelle prime due ipotesi appare a video la finestra

che consente di scegliere tra:

• Creazione guidata contenuto una forma di autocomposizione guidata che attraverso una serie di scelte permette all'utente di creare un documento che per aspetto e caratteristiche corrisponde alle sue esigenze.
• Modello struttura offre tre possibilità:
  • la scheda Generale che permette di creare una presentazione con la Creazione guidata contenuto o una Presentazione vuota,
  • la scheda Modelli struttura per creare una presentazione utilizzando formattazioni predisposte,
  • la scheda Presentazione che permette di scegliere tra presentazioni che alla formattazione aggiungono possibili strutture dei contenuti.
    
• Presentazione vuota
• Apri una presentazione esistente. Attivando questa opzione è possibile selezionare la presentazione tra i file elencati o tra Altri file ed aprire il corrispondente documento.

Aprire un documento di PowerPoint

Le operazioni descritte in questo modulo richiedono l'uso di un documento realizzato con PowerPoint e per questo si consiglia di salvare su disco l'esempio fornito cliccando col pulsante destro del mouse su

Presenta1

e selezionare Salva col nome; nella finestra che appare selezionare la destinazione (si consiglia la cartella Documenti), non modificare il nome del file, e confermare con OK.
Ora il file Presenta1.ppt è registrato nel vostro hard disk e per aprirlo cliccare due volte sull'icona del documento in Esplora risorse o dalla finestra PowerPoint selezionare Apri una presentazione esistente.
In questo caso il file non apparirà nell'elenco dei documenti recentemente realizzati con PowerPoint e sarà quindi necessario cliccare su Altri file...

Utilizzando la finestra Apri, attivabile anche da File Apri del menu o dai comandi rapidi <CTRL>+<F12>, è possibile indicare dove cercare un documento (Cerca in), il tipo di file che si desidera aprire (Tipo file), selezionare il documento che appare nella lista e avviare il comando Apri.

Per accedere velocemente alla cartella Documenti utilizzare la barra di Explorer presente sul lato sinistro, che può essere utile anche per la selezione del Desktop o delle cartelle Preferiti.
Nella finestra Apri è possibile eseguire selezioni multiple di file affiancando alla selezione del mouse l'uso del tasto Shift per file vicini o il tasto CTRL per i file non vicini (ad esempio per selezionare il primo ed il terzo file di una lista).

Durante il lavoro con PowerPoint può essere necessario avviare anche altri programmi per la gestione di immagini o l'elaborazione di testi, e per passare da un programma all'altro verranno utilizzati i pulsanti delle diverse applicazioni presenti sulla barra Avvio/Start.
Per passare da un documento di PowerPoint all'altro si può ricorrere anche al menu Finestra e selezionare il nome del documento da attivare.

I documenti di PowerPoint sono costituiti da "diapositive" o "slide" che possono essere utilizzate per realizzare: presentazioni con videoproiettore, stampe di lucidi in bianco e nero o a colori da utilizzare con lavagne luminose, diapositive a 35 mm da utilizzare con un proiettore (per la realizzazione sarà necessario ricorrere ad un service), stampe su carta con un numero variabile di diapositive per pagina (da 1 a 6).
Nel documento le diapositive sono numerate progressivamente e solitamente la prima diapositiva corrisponde alla diapositiva titolo.

Verificare quanto appreso eseguendo gli esercizi 1 e 2.

Se il programma è già stato avviato è possibile

Salvare e chiudere un documento di PowerPoint

Se il documento Presenta1.ppt viene modificato e si desidera salvare le variazioni apportate selezionare

Per chiudere il programma PowerPoint selezionare
File Esci.

I documenti di PowerPoint possono essere chiusi cliccando anche sul Pulsante Chiudi presente nella finestra del documento

ed il programma può essere chiuso cliccando sul Pulsante Chiudi della finestra del programma.

Usare le funzioni di help

Come tutti i programmi PowerPoint dispone di una guida in linea che può essere avviata dal menu ? o con col tasto F1

Nella Guida in linea le informazioni vengono organizzate per temi nella scheda sommario, suddivise per singoli argomenti ed ordinale alfabeticamente nella scheda Indice mentre nella scheda Ricerca libera posso specificare cosa desidero ricercare.
In PowerPoint 2000 è possibile utilizzare l'Assistente di Office per ottenere suggerimenti o formulare domande. Prima di tutto bisogna avviare il comando Mostra l'Assistente di Office dal menu ? e seguire le indicazioni fornite nelle finestre di dialogo. Se l'Assistente di Office non fa per voi lo potete disattivare dal menu ? con il comando Nascondi l'Assistente di Office.
La Guida rapida, attivabile da tastiera con <Maiusole>+<F1>, consente di ottenere brevi spiegazioni. Quando si avvia questo comando il puntatore del mouse cambia forma e diventa un punto di domanda: cliccando su un menu, su un comando, o su un'area dello schermo si aprirà una casella di testo contenente una breve spiegazione come nell'esempio riguardante il comando Apri.

Approfondire l'uso della guida in linea o della guida rapida eseguendo gli esercizi 3, 4, 5 e 6.

Modificare le impostazioni di base

PowerPoint 2000 consente di visualizzare un documento in cinque formati diversi. Ricorrono in diverse visualizzazioni i riquadri struttura, diapositive e note che cambiano di volta in volta proporzioni.

• Visualizzazione normale che consente di lavorare su tutti gli aspetti della presentazione da un'unica posizione. In questa visualizzazione predomina il riquadro diapositive.
• Visualizzazione struttura particolarmente utile per organizzare e sviluppare il contenuto della presentazione o per modificare la sequenza delle diapositive.
• Visualizzazione diapositive che rende più agevole gli interventi nel riquadro diapositiva.
• Visualizzazione sequenza diapositive mostra in miniatura tutte le diapositive e consente di modificare la sequenza trascinando una o più diapositive, cancellare o aggiungere diapositive.
• Presentazione consente di visualizzare il documento in forma multimediale con animazioni, transizioni, suoni, filmati e quanto è stato inserito nella presentazione.

Le diverse visualizzazioni possono essere selezionate con i pulsanti presenti in basso a sinistra o utilizzando i corrispondenti comandi dal menu Visualizza.

Sempre nel menu Visualizza sono disponibili i comandi per visualizzare la Pagina note, la presentazione attiva in Bianco e nero, attivare e disattivare righello e guide di allineamento verticali ed orizzontali che facilitano il posizionamento degli oggetti, inserire dati costanti nell'Intestazione e nel piè pagina, commenti e modificare l'ingrandimento dell'immagine (Zoom).

Per verificare i vantaggi offerti dalle diverse visualizzazioni eseguire l'esercizio 7.

Nella finestra di PowerPoint sono solitamente tre barre:

la barra degli strumenti standard

la barra degli strumenti di formattazione

la barra degli strumenti di disegno

E' possibile attivare o disattivare una barra degli strumenti col comando Visualizza Barre degli strumenti e selezionare la barra desiderata.

Per variare le barre degli strumenti o i menu avviare il comando Visualizza Barre degli strumenti Personalizza e aggiungere o togliere singole icone dalle barre attive (Scheda Comandi), comandi di menu o comandi di scelta rapida. Più rapidamente è possibile aggiungere o togliere icone dalle barre attive utiilizzando il pulsante Altri pulsanti presente su ogni barra degli strumenti sul lato destro.
Per spostare una barra degli strumenti è sufficente trascinarla con il mouse (il puntatore assume una forma a croce denominata Sposta) nella nuova posizione.

Scambiare documenti

Il comando Salva con nome, del menu File, viene utilizzato per salvare la prima volta un documento specificando in quale cartella o unità si desidera salvare il file, Salva in, il nome del file nella casella Nome del file e il formato del file in Tipo file. PowerPoint 2000 propone come formato del documento Presentazione ma nell'elenco a discesa è possibile scegliere tra:

Le diverse scelte permettono il salvataggio del documento in formati diversi, con diverse estensioni. Per poter manipolare una presentazione è necessario salvare il documento in formato Presentazione, estensione ppt. Se la presentazione deve essere visualizzata come pagine web e aperta con un browser, dovrà essere salvata nel formato Pagina web con l'estensione htm, mentre il salvataggio come Presentazione di PowerPoint, estensione pps, permette un immediato avvio di PowerPoint e della presentazione (visualizzazione Presentazione); conclusa la sequenza delle diapositive PowerPoint si chiude automaticamente.
Una presentazione può essere salvata in formato Modello struttura se si vuole ricorrere frequentemente alle formattazioni utilizzate in una presentazione. Il file avrà, in questo caso, l'estensione .pot.

Icona	Tipo file	Estensione
	Presentazione	.ppt
	Pagina web	.htm
	Presentazione di PowerPoint	.pps
	Modello di presentazione	.pot

Altri salvataggi fanno espressamente riferimento a versioni precedenti del programma (PowerPoint 95, PowerPoint 97-2000 e 95, PowerPoint 4.0), o a formati di immagini (File GIF, File JPEG, File PNG, Bitmap indipendente dalla periferica, TIF). E' possibile salvare il documento anche con i formati:

• Metafile di Windows (estensione .wmf): per salvare una diapositiva come oggetto grafico.
• Struttura/RTF (estensione .rtf): viene salvato soltanto il testo di una presentazione come struttura RTF (Rich Text Format) e perso tutto il contenuto grafico della presentazione.

Esercizi

1. Creare una nuova presentazione utilizzando l'opzione Creazione guidata Contenuto. Realizzare una Relazione finale sul progetto (dall'elenco Tutte potrete passare in rassegna tutte le possibilità offerte), che verrà visualizzata su schermo. Salvare il documento con il nome ES1 nella cartella Documenti. Osservare il contenuto della presentazione e attivare le diverse modalità di visualizzazione. Chiudere il documento.
2. Realizzare un nuovo documento utilizzando un Modello struttura a scelta e salvare il documento con il nome ES2 nella cartella Documenti. Osservare il contenuto della presentazione: quali sono le differenze col documento ES1? Chiudere il documento.
3. Avviare la guida in linea di PowerPoint e dalla scheda sommario leggere le informazioni sull'Uso della guida (Metodi per ottenere assistenza durante il lavoro, Selezionare un altro assistente di Office...).
4. Nella scheda Ricerca libera trovare le informazioni sulle scelte rapide da tastiera (scrivere la richiesta nella casella Come procedere? e poi cliccare su cerca).
5. Nella scheda Sommario ricercare informazioni sull'utilizzo delle visualizzazioni.
6. Verificare il funzionamento della Guida Rapida cercando le informazioni sui comandi contenuti nel menu Visualizza.
7. Riassumere gli argomenti trattati nella scheda allegata (scheda6-1).